DEEPMail住所録機能の不具合について(お詫びとお願い)

利用者各位

情報処理センター長
杉浦 茂樹

 日頃より情報処理センターの運用にご理解とご協力いただきありがとうございます。
 この度、教職員用ウェブメールサービス(DEEPMail)において、住所録機能に不具合があることが判明いたしました。
 利用者の皆さまには大変ご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
 誠に恐れ入りますが、ウェブメールの住所録機能を利用されている方は、下記詳細をご確認の上、ご対応をお願いいたします。

1.不具合内容と確認方法

 【不具合内容】

住所録にグループを作成している場合に、グループ内に氏名・メールアドレスが空白の行が表示され、登録されていたメンバーが一部欠落した状態となる。

 【確認方法】

ウェブメールの上部メニューより[住所録]を選択し、[個人住所録]からグループを選択し、グループの内容を確認します。
空白行がある場合は、不具合が発生しています。

2.不具合が発生する可能性のある操作

 ・住所録のグループ削除
 ・住所録のグループ追加
 ・住所録のグループ修正(メンバーの追加・削除、グループ名の変更)

 住所録のグループ更新処理を行う際、何らかの原因で処理が失敗すると、住所録を構成するシステム内部のファイルが破損し、本不具合が発生します。

3.今後の利用について

 本不具合については、メーカー側にて、処理の改善と不具合発生時のログ出力を検討しておりますが、現在のところデータの復旧方法・不具合発生の回避方法がありません。
 誠に恐れ入りますが、利用者ご自身にて、以下のご対応をお願いいたします。

 (1)住所録の欠損したグループメンバーの推定と復旧について

 過去に住所録のグループ全員宛に送信した送信済みメールの宛先と、住所録のグループメンバーを比較することにより、住所録の欠損したグループメンバーを推定できます。
 欠損したグループメンバーについては、誠にお手数おかけしますが、再度、住所録に追加を行ってください。

 空白行については、ご自身で削除しても構いませんが、後日、メーカー側にて一括削除作業を行う予定です。

 (2)住所録のバックアップ手順について

 住所録は次の手順でCSVファイルに保存することができます。
 誠にお手数をおかけしますが、こまめにバックアップを行い、不具合発生時はバックアップしたCSVファイルからデータの復旧をお願いします。

<バックアップ手順>
ウェブメールの上部メニューより[住所録]を選択し、対象のグループにチェックを付け、[選択エクスポート]ボタンを押します。

 

以 上


■本件に関する問い合わせ先
 土樋情報処理センター
 多賀城情報処理センター
 泉情報処理センター